Na empresa, os funcionários podem trabalhar mais horas (não remuneradas), acumulá-las e tirar dias de folga (pagos como se trabalhassem) quando possuem horas acumuladas suficientes para compensar o dia de folga. Isso é totalmente voluntário e praticamente todos os funcionários têm permissão para usá-lo. A única condição é que o seu superior imediato, que geralmente é o capitão da equipe, seja informado com pelo menos 3 dias úteis de antecedência.
Essa pessoa específica a quem você está se reportando também pode dizer não a um data específica, se, por exemplo, houver uma reunião importante agendada para aquele dia, ou algum evento específico relacionado ao trabalho (um push-to-prod agendado para toda a equipe que pode exigir que as pessoas estejam disponíveis se algo der errado, por exemplo). Eu diria que cerca de 95% desses dias de folga são aprovados instantaneamente, sem qualquer discussão.
A política da empresa é extremamente flexível sobre esse ponto. Isso significa que o requisito de "avisar com antecedência e obter aprovação" geralmente é feito verbalmente quando você encontra a pessoa, às vezes durante o almoço, ou passando por seu escritório ou algo parecido. Não há rastro de papel ou eletrônico, já que esta é principalmente uma política "para a conveniência de todos" e não é o fim do mundo se alguém não perguntar.
Tenho algumas pessoas subordinadas a mim , então eu recebo essas demandas com bastante regularidade. Como seria de se esperar com esse tipo de apólice, a maioria dos dias de folga é tirada às sextas e segundas-feiras, então, mesmo quando não são tantos, geralmente caem nos mesmos dias que os outros. Tenho sido o tipo de cara que esquece essas exigências muito rápido, principalmente se elas forem perguntadas enquanto eu estiver fazendo outra coisa. Aconteceu várias vezes que, quando o colega de trabalho voltava após o dia de folga, eu perguntava "Ei, pediu licença para o dia de folga de ontem?". Estou ciente de que isso era um problema da minha parte e já o resolvi.
Agora estou anotando por escrito essas demandas todas as vezes. Se eu não consigo enviar um lembrete por e-mail imediatamente, eu uso um pedaço de papel ou meu celular e tenho certeza de que não vou mais perder nenhum.
Mas há um cara que parece ter pegado cedo, e que muitas vezes respondia com "Sim, eu te perguntei no dia x, você não se lembra?". O problema é que ele parece continuar fazendo isso, mesmo agora, quando tenho 99,9% de certeza de que ele, de fato, não perguntou.
Devo dizer que às vezes ele pergunta e eu tomo notas e lembre-se disso. Parece que às vezes ele se esquece de perguntar ou decide no último minuto e escolhe tirar vantagem de um ponto fraco que não existe mais.
É muito difícil manter um papel rastro de coisas que não aconteceram, por motivos óbvios. Não seria razoável ser o único cara no prédio que só aceita tais demandas se solicitadas por escrito, e provavelmente contra nossas regras flexíveis. Eu também esqueci essas exigências muitas vezes no passado, então não importa o quão confiável seja minha nova técnica, aposto que não tenho tanta credibilidade se tentar argumentar que ele realmente não perguntou.
Também quero especificar que nenhuma vez no passado ele tirou tal dia de folga sem pedir, que eu não teria aceitado se ele tivesse pedido. Portanto, nenhum problema surgiu desse comportamento. Só temo que o dia em que realmente se torne um problema, o que parece ser apenas uma questão de tempo até que aconteça.
Então, minha pergunta é: como posso fazer parar essa situação de risco, e no caso de Não posso, como posso ter certeza de que, se algum problema real surgir disso, eu não seja responsabilizado por meu comportamento anterior?